Spotkanie biznesowe – 4 zasady udanego i efektywnego spotkania
Każdy, kto kiedykolwiek prowadził własny biznes, wie jak ważni są w nim ludzie. Co prawda można prowadzić jednoosobową działalność, w której jest się jednocześnie szefem i jedynym pracownikiem jednak nigdy nie obejdzie się bez klientów i kontrahentów. Współpraca z takimi osobami wymaga komunikacji, a spotkania na żywo są po prostu nie do uniknięcia. Często to właśnie od tego, w jakiej atmosferze przebiegnie całe spotkanie, zależy czy dana osoba skorzysta z Twojej oferty. Z tego względu warto wiedzieć jak poprowadzić efektywne spotkanie biznesowe lub firmowe, aby inni mogli poznać Cię z jak najlepszej strony.
Wyznacz cel spotkania biznesowego
Jedną z ważniejszych kwestii jest ustalenie celu, które ma mieć spotkanie biznesowe. Mogłoby się wydawać, że jest to oczywista sprawa, jednak wiele przedsiębiorców o tym zapomina. W konsekwencji spotkania nie są efektywne, a po wyjściu z nich nie czujemy, żeby zbyt wiele się zmieniło. Zanim umówisz się z kimś na spotkanie biznesowe, określ jego cel. Może to być rozmowa o tym, co w najbliższych miesiącach chce osiągnąć firma, jakie działania wdrożyć, aby to osiągnąć i na jakie efekty pracujemy.
Zadbaj o to, aby wszyscy uczestnicy spotkania mieli świadomość tego, o czym będzie się na nim rozmawiać. Dzięki temu każdy będzie miał czas na to, aby się przygotować i przyjdzie ze swoimi propozycjami. Warto też pilnować tego, aby spotkanie nie zeszło na inne tory. Miło jest na samym początku porozmawiać o tym, jak komuś minął weekend. Zbyt luźna atmosfera może jednak doprowadzić do tego, że nie zdążysz poruszyć celów, jakie miało dane spotkanie firmowe lub biznesowe.
Aby mieć 100% pewność, że spotkanie będzie maksymalnie efektywne i poświęcone tylko na ważne zagadnienia określ, ile będzie ono trwało. Niech będzie to 20-30 minut. To wystarczająco dużo, aby porozmawiać o konkretach, ale za mało, aby tracić czas na niepotrzebne rozmowy, które można prowadzić w wolnej chwili.
Kogo zaprosić na spotkanie biznesowe?
Aby spotkanie biznesowe było konkretne i przebiegło sprawnie, powinny się na nim pojawić jedynie osoby, które są związane z tematem, który będzie na nim poruszany. Możesz też zaprosić osoby, które mają dobre pomysły. Mimo że bezpośrednio nie są związane z danym tematem, to wiesz, że mogą wnieść coś ciekawego.
Tak naprawdę im mniej osób będzie na spotkaniu, tym sprawniej ono przebiegnie i będzie mniejszy chaos. Pamiętaj, że każda osoba, która bierze udział w spotkaniu, powinna mieć chwilę na to, aby opowiedzieć o swoich pomysłach. Jeśli takich osób będzie kilkanaście lub nawet kilkadziesiąt, to rozmowa może trwać zdecydowanie zbyt długo. Najefektywniejsze spotkania odbywają się w niewielkich grupach, które liczą do 8-9 osób.
Jeśli jednak Twoja firma jest duża i w temat spotkania jest zaangażowanych zdecydowanie więcej osób, to możesz podzielić spotkanie tak, aby brało w nim udział kilka grup. W momencie, gdy jeden temat zostanie rozwiązany, to osoby, których dotyczy kolejny, mogą zamienić się z tymi, które już wiedzą wszystko, co powinny.
Spotkanie biznesowe – wcześniejsze przygotowanie
Prócz celu spotkania warto także ustalić dokładny plan tego, jak będzie ono wyglądało krok po kroku. Spotkania biznesowe „na spontanie” nie należą do najbardziej efektywnych i lepiej jest się dobrze przygotować niż nie wiedzieć co powiedzieć. Jeśli umawiasz się na spotkanie biznesowe w celu pozyskania nowego klienta, to tym bardziej powinieneś się na to przygotować. Dobrze wpłynie to na Twój wizerunek i może sprawić, że przekonasz daną osobę do współpracy.
Przygotowanie się do spotkania jest ważne szczególnie, jeśli będziesz je prowadził. Zanim w końcu wytworzy się dyskusja między uczestnikami, to muszą oni wiedzieć, czego tak właściwie oczekujesz. Nie musisz przygotowywać specjalnych przemówień, wystarczy, że rozpiszesz na kartce najważniejsze zagadnienia, wątki i ewentualnie konkretne pytania, o których nie chcesz zapomnieć.
Dobrym pomysłem jest rozpoczęcie spotkania od najważniejszych kwestii. Jeśli nagle ktoś będzie musiał wyjść lub spotkanie zostanie przerwane, to i tak uczestnicy będą wiedzieć najważniejsze kwestie. Przygotowanie agendy pozwoli Ci przeprowadzić efektywne spotkanie firmowe.
Miejsce spotkania biznesowego
Ostatnią ważną rzeczą, która dotyczy spotkań biznesowych, jest miejsce, w którym są one organizowane. W zależności od sytuacji prowadzący spotkanie może zaprosić uczestników w różne miejsca. Może to być biuro, sala konferencyjna lub nawet restauracja czy kawiarnia. Warto dopasować miejsce do charakteru rozmowy.
Jeśli spotkanie ma być mniej formalne, to może się odbyć w kawiarni lub wspomnianej już restauracji. Z kolei, jeśli waga spotkania jest dość duża, to warto spotkać się w bardziej oficjalnym miejscu np. na sali konferencyjnej. Da ona uczestnikom nieco więcej prywatności niż sala pełna obcych osób.
Jeśli na spotkaniu mają się pojawić prezentacje i inne tego typu rzeczy, to należy zaopatrzyć się w odpowiedni sprzęt lub zadbać o to, aby był w miejscu, w którym będzie odbywać się spotkanie. Jeśli chcesz przeprowadzić spotkanie firmowe, ale w Twoim biurze nie ma jeszcze miejsca na coś takiego, to istnieje możliwość wynajmu specjalnych sal konferencyjnych na określony czas np. na godzinę. Dzięki temu starczy miejsca dla wszystkich, a atmosfera będzie sprzyjała burzy mózgów i opracowywaniu nowych rozwiązań.
