Koszty uzyskania przychodu – czym są?
Koszty uzyskania przychodu to pojęcie, którego nie trzeba przedstawiać żadnemu doświadczonemu przedsiębiorcy. Może za to stanowić zagadkę dla osób, które zaczynają stawiać pierwsze kroki w biznesie lub dopiero się nad tym zastanawiają. Zdecydowanie jest to coś, na temat czego warto poszerzyć swoją wiedzę, ponieważ może pozwolić na spore oszczędności. W takim razie co to są koszty uzyskania przychodu? Co jest kosztem uzyskania przychodu, a co nie?
Co to są koszty uzyskania przychodu?
Popularność zapytań typu „koszty uzyskania przychodu co to” czy „koszty uzyskania przychodu co to jest” doskonale dowodzi, że wiele osób wie, że coś takiego istnieje, ale nie do końca zdaje sobie sprawę, na czym to polega.
Nie jest to wbrew pozorom coś szczególnie skomplikowanego, chociaż w przypadku wielkich firm z wieloma różnorodnymi rodzajami kosztów uzyskania przychodów ich rozliczanie może faktycznie być nie lata wyzwaniem.
W takim razie co to są koszty uzyskania przychodu? To nic innego, jak wydatki, które przedsiębiorca musiał ponieść, aby móc uzyskać przychód. Mało która, a w zasadzie żadna działalność odbywa się całkowicie bez żadnych kosztów.
Często nawet nie pomyślimy, żeby zaklasyfikować coś jako koszt, a w rzeczywistości nim ono jest. Przykładem mogą być chociażby opłaty za telefon, jeżeli używamy go do rozmów na tematy firmowe, czy odsetki od zaciągniętych na potrzeby firmy kredytów.
Tylko dlaczego koszty uzyskania przychodu są takie ważne? Co sprawia, że słyszy się o nich tak często i przedsiębiorcy tak mocno zwracają na nie uwagę? Wszystko dlatego, że państwo umożliwia odliczenie kosztów uzyskania przychodu od podstawy opodatkowania.
Oznacza to, że nie będziemy musieli płacić podatku dochodowego od całości naszego przychodu, a jedynie od tej części, która nie została „pochłonięta” przez koszty związane z jego uzyskaniem. Jest to ukłon w stronę przedsiębiorców – zwłaszcza tych, że żeby cokolwiek zarobić, muszą najpierw dużo wydać (na przykład na towary do handlu).
Co jest kosztem uzyskania przychodu?
Co jest kosztem uzyskania przychodu? Przede wszystkim dany wydatek musi spełnić następujące warunki:
- poniósł go dany podatnik
- jest bezzwrotny (ma charakter definitywny)
- jest związany z działalnością gospodarczą, którą prowadzi dany podatki
- powstał, aby uzyskać przychody lub zabezpieczyć albo zachować źródła przychodów
- nie należy do kosztów wykluczonych z kosztów uzyskania przychodu, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych
- został przez podatnika udokumentowany.
Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że wymagań jest sporo i mocno ograniczają one przedsiębiorców, ale w praktyce do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć wiele różnych wydatków, w tym te, które dotykają ogromną rzeszę przedsiębiorców.
Jakie koszty uzyskania przychodu można spotkać w typowej firmie? Do najpopularniejszych z nich należą:
- zakup paliwa
- utrzymaniu lokalu firmowego
- zakup towarów handlowych
- opłaty za telefon i Internet
- amortyzacja pojazdów firmowych
- opłacone odsetkach od pożyczek i kredytów
- opłaty księgowych
- ratach leasingu
- sprzęt komputerowy.
Jak widać, możliwości jest dużo, w związku z czym umiejętne manewrowanie kosztami uzyskania przychodu potrafi znacząco obniżyć podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym. Nawet w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej na stosunkowo niewielką skalę kosztów może być dużo. W związku z tym, jeżeli rozliczamy się samodzielnie, być może warto w takiej sytuacji skorzystać z usług wykwalifikowanej księgowej.
Co nie jest kosztem uzyskania przychodu?
Wiemy już, co jest kosztem uzyskania przychodu, ale jednocześnie pojawia się drugie, równie ważne pytanie: co nie jest kosztem uzyskania przychodu? Najprostszą odpowiedzą będzie: cokolwiek, co nie spełnia warunków przedstawionych w powyższym punkcie. Warto jednak trochę ten temat rozwinąć.
Powyżej wskazano, że koszt uzyskania przychodu nie może należeć do katalogu określonego w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. W katalogu tym znajdują się między innymi następujące wydatki:
- wydatki na rzecz reprezentacji,
- odsetki za nieterminowo spłacone zobowiązania (podatkowe i budżetowe)
- część kapitałowa raty kredytu lub pożyczki (część odsetkowa jest kosztem)
- odpisy amortyzacyjne, które przekraczają wartość 150 000 złotych (w przypadku samochodów osobowych).
Jak widać, ustawa nie pozwala na zaliczanie w poczet kosztów uzyskania przychodów stosunkowo niewielkiej liczy wydatków. Jedyne, co może być szczególnie bolesne dla większej ilości przedsiębiorców, to ograniczenie odnośnie odpisów amortyzacyjnych dla pojazdów osobowych.
Koszty uzyskania przychodu – jak obliczyć?
Koszt uzyskania przychodu można odliczyć od podstawy opodatkowania w przypadku rozliczania się na zasadach ogólnych lub według zasad podatku liniowego.
„koszty uzyskania przychodu jak obliczyć” czy też „koszty uzyskania przychodu jak liczyć” – częstotliwość wyszukiwania tych haseł potwierdza, że dla wielu osób obliczanie kosztów uzyskania przychodu jest czarną magią. W rzeczywistości nie jest to jednak wcale trudne.
Wystarczy, że dodamy do siebie wszystkie poniesione w danym okresie wydatki, które spełniają wskazane powyżej wymagania. Suma kosztów uzyskania przychodów zostanie następnie od rzeczonych przychodów odjęta, a wynikiem będzie dochód, od którego obliczony zostanie podatek dochodowy.
Czy zaliczka jest kosztem uzyskania przychodu?
Zadatki, zaliczki i przedpłaty wykorzystywane są w biznesie bardzo często, aby chronić przedsiębiorców przed padnięciem ofiarą oszustwa. Pojawia się wobec tego pytanie: czy zaliczka może być kosztem uzyskania przychodu?
Nie, nie ma możliwości zaliczenia zaliczki, zadatku czy przedpłaty jako kosztu uzyskania przychodu. Dlaczego? Jak już wspomniano powyżej, koszt uzyskania przychodu musi mieć charakter definitywny, a zaliczka z natury jest wydatkiem potencjalnie niestałym.
Poprawne dokumentowanie kosztów uzyskania przychodu
Niepoprawnie udokumentowany (lub nie udokumentowany w ogóle) koszt uzyskania przychodu nie będzie mógł zostać wykorzystany do pomniejszenia podstawy opodatkowania. W związku z tym w interesie przedsiębiorcy jest, aby wszystkie koszty dokumentować prawidłowo. Tylko co to oznacza?
Niezbędne będą dowody księgowe, udowadniające istnienie i zasadność danego wydatku. Zazwyczaj są to faktury i faktury VAT RR, a także rachunki i dokumenty celne. Dopuszczalne jest jednak także wykorzystanie innego dokumentu, o ile zawiera:
- nazwę i adresy obu stron transakcji
- datę wystawienia dokumentu i datę wykonania usługi (jeśli są te same, wystarczy jedna data)
- dane przedmiotu operacji, a także jego wartość
- podpisy.
Ponadto, niezależnie od rodzaju dowodu księgowego, spełnione muszą zostać następujące warunki:
- dokument sporządzono w języku polskim
- musi być zrozumiały i czytelny (dopuszcza się stosowanie powszechnie używanych skrótów)
- wystawiono go w walucie polskiej lub w walucie obcej przeliczonej na złotówki.
Dowody wewnętrzne, czyli kiedy kosztów nie trzeba dokumentować dowodami księgowymi?
Są przypadki, w których zamiast pozyskiwać dowód księgowy, wystarczy, że przedsiębiorca sam wystawi dowód wewnętrzny. Musi on zawierać:
- datę dokonania wydatku
- podpis osoby (lub osób), która dokonała wydatek
- nazwę towaru, a także jego ilość i cenę (alternatywnie – przedmiot operacji, a także jej koszt).
Jest to jednak możliwe tylko w ściśle określonych okolicznościach. Jest ich stosunkowo dużo, a do najistotniejszych z wydatków, które wymagają jedynie dowodu wewnętrznego, należą:
- opłaty sądowe i notarialne
- czynsz, rachunki za prąd, energię elektryczną, wodę, gaz
- wartość produktów pochodzących z własnej hodowli lub uprawy.
Pracowniczy koszt uzyskania przychodu
Dotychczas skupialiśmy się na koszcie uzyskania przychodu u przedsiębiorców. Nie każdy zdaje sobie jednak sprawę, że istnieje także coś takiego, jak pracowniczy koszt uzyskania przychodu. Jest to koszt, który pracownik może odliczyć od podstawy opodatkowania w rocznym zeznaniu podatkowym.
Służy on do odliczenia kosztów podróży do miejsca pracy, aczkolwiek nie ma znaczenia, czy mieszkamy kilkaset metrów od biura bądź zakładu pracy, czy kilka kilometrów. Ma natomiast znaczenie, czy pracujemy w miejscowości zamieszkania, czy poza nią, a także na ile etatów pracujemy.
Dla osób pracujących w miejscowości zamieszkania, koszty uzyskania przychodu wynoszą:
- 250 złotych miesięcznie (nie więcej niż 3000 złotych rocznie) – w przypadku przychodów z jednego stosunku służbowego
- nie więcej niż 4500 złotych rocznie – w przypadku przychodów z więcej niż jednego stosunku służbowego.
Z kolei w przypadku osób pracujących poza miejscem zamieszkania rozkładają się one następująco:
- 300 złotych miesięcznie (nie więcej niż 3600 złotych rocznie) – w przypadku przychodów z jednego stosunku służbowego
- nie więcej niż 5 400 złotych – w przypadku przychodów z więcej niż jednego stosunku służbowego.
Żeby móc odpisać od podatku dochodowego pracowniczy koszt uzyskania przychodu, nie można pobierać dodatku za rozłąkę. Podwyższone koszty uzyskania przychodu, czyli takie obowiązujące w przypadku mieszkania poza miejscem pracy, stosowane są tylko pod warunkiem, że pracownik złoży pracodawcy odpowiednie oświadczenie.
Jeśli nasze koszty podróży do pracy przekraczają te określone w ustawie, możemy zastosować faktyczne koszty uzyskania przychodu. W takim wypadku będziemy mogli odpisać od podatku realną kwotę wydatku, ale będziemy musieli posiadać imienne bilety okresowe na potwierdzenie naszych kosztów.
Koszty uzyskania przychodu – podsumowanie
Warto wiedzieć, co to są koszty uzyskania przychodu, a także co nie jest kosztem uzyskania przychodu, a co tak. Jak widać, można dzięki temu odliczyć od podstawy opodatkowania wiele różnych wydatków, tym samym znacznie zmniejszając ostateczną kwotę podatku do zapłaty.
